Artículo sobre Stand-Ups diarias. Escrito por Alex Novkov originalmente en inglés para el blog de Solving Ad Hoc. Publicado en esta entrada en español y en inglés. Traducido por Kanbanize.
En nuestra vida cotidiana, estamos acostumbrados a participar en varias reuniones de oficina para mantenernos en el mismo camino con nuestros colegas. Sin embargo, a menudo estas reuniones no tienen una agenda clara y se convierten en una gran pérdida de tiempo.
Para prevenir esto, muchos equipos que practican Lean o Agile se han acostumbrado a mantener reuniones cortas de pie diarias, para discutir el progreso de su trabajo. Es una buena oportunidad para verificar rápidamente y alinear al equipo hacia las metas y objetivos del día.
¿Por qué tener una reunión diaria de Kanban?
Aunque tu flujo de trabajo está optimizado para visualizar el estado de todo el trabajo en curso, para que todos estén actualizados en tiempo real, una reunión diaria sigue siendo importante. Las reuniones diarias:
- Conectan el equipo entre sí, mejorando la cooperación y reforzando los objetivos compartidos.
- Mejoran la responsabilidad, al tener a los propietarios de las tareas en la misma habitación.
- Aumentan la comunicación interpersonal
Nunca pase por alto el valor y la importancia de la comunicación e interacción humana en tiempo real. Utilizado adecuadamente, la stand-up diaria aumenta la participación de los empleados y les alinea con los objetivos y valores de la empresa.
El compromiso de los empleados está positivamente relacionado no solo con la retención y reducción de la rotación, sino también con el trabajo de calidad, la satisfacción del cliente y, fundamentalmente, los beneficios. Las reuniones diarias son una oportunidad constante para demostrar liderazgo, mejorar la cultura de la empresa y aumentar la satisfacción de los empleados.
Aprovechando al máximo la stand-up diaria de Kanban
Si el propósito de una reunión de pie diaria no es dar o recibir informes de estado, ¿cuál es su cometido?
En Kanban, el enfoque siempre está en mejorar el proceso y lograr un flujo de trabajo óptimo. Las reuniones diarias más efectivas empoderan e involucran a los empleados, y por lo tanto, deben enfocarse en una de estas dos metas:
Resolver el Problema Inmediato
Si tu equipo se enfrenta a un obstáculo, usa la reunión diaria para resolverlo. La solicitud activa de soluciones y los aportes de los miembros del equipo demuestra confianza y alienta un nivel más profundo de propiedad. No solo de las tareas, también del flujo de trabajo en general.
Además, la resolución de problemas requiere creatividad y experiencia humana que no pueden automatizarse fácilmente. Comprometer un problema colectivamente fomenta la colaboración y el apoyo mutuo, y puede ofrecer soluciones e innovaciones que de otro modo no saldrían a la luz.
Buscar la Mejora Continua
En ausencia de problemas o impedimentos inmediatos, utilice la reunión diaria como una oportunidad para mejorar los procesos y su flujo de trabajo en general.
Lean y Kanban buscan una mejora continua y se esfuerzan por la calidad. La pregunta diaria de “¿Cómo podemos mejorar?” inculca esos valores y esa mentalidad en la cultura de la organización. Una vez más, este es el tipo de pregunta que utiliza la inteligencia humana y la percepción para reforzar los valores del equipo y profundizar en el compromiso, que es lo que debe lograr una reunión diaria.
Problemas Comunes Con las Stand-Ups Diarias
Haciendo este tipo de preguntas abiertas y obteniendo respuestas significativas y creativas, existe la posibilidad de algunas desventajas. Aquí hay riesgos potenciales a tener en cuenta, y sugerencias sobre cómo evitarlos o resolverlos:
Problema: las reuniones son demasiado largas
En algunas organizaciones, siempre que las personas colaboren, hagan una lluvia de ideas y deseen compartir sus ideas y soluciones, este tipo de reuniones pueden ser innecesariamente largas.
Si bien, este es el tipo de compromiso que se desea fomentar, una reunión diaria no debe ser larga. Los empleados deben concentrarse en las tareas y las entregas, sin atascarse en las reuniones.
Soluciones
- Limita la reunión a 15 minutos.
- Mantén las reuniones de pie, con el tablero de Kanban presente y visible.
- Ajusta la reunión en el tema. Si la pregunta es sobre un proceso o problema específico, no permita que se convierta en problemas generales. Si la reunión trata de una mejora general, no permita que profundice demasiado en un problema o situación específica.
- Si la discusión tiene valor, pero descubre problemas que necesitan ser examinados más profundamente, deja de lado esos temas para una reunión designada sobre ese tema en otro momento, con las partes interesadas adecuadas.
Problema: la reunión se vuelve repetitiva
Siempre es el mismo reporte , o son los mismos problemas que surgen una y otra vez.
Soluciones
- Dinamiza las reuniones. Por ejemplo, en Kanbanize, durante nuestras stand-ups, solo hablamos de cómo nuestras acciones afectan a las iniciativas de toda la compañía. De esta manera, evitamos repetir lo mismo una y otra vez, si lo que nos ocupa lleva mucho tiempo.
- Los problemas recurrentes deben existir solo en dos estados: o bien se está trabajando (aún lentamente o con baja prioridad), o bien una solución no es procesable. Si sospechas que un problema existente surgirá nuevamente en una reunión, puedes anticipar esa línea de discusión informando sobre el estado actual de los problemas previamente identificados.
La stand-up diaria de Kanban es una herramienta importante para el compromiso de los empleados, la cultura de la empresa y la mejora continua. Estas reuniones se pueden gestionar para aprovechar al máximo la inversión de tiempo del capital humano, y también para generar más valor para los propios asistentes. Son un instrumento importante en la caja de herramientas del gerente, y no deben descuidarse.
* Imagen: Kanbanize.
Daily Kanban Stand-Ups: How to Stay on the Same Track
In our day-to-day lives, we are used to participating in all kinds of office meetings to stay on the same track with our colleagues. However, often these meetings are without clear agenda and become a major waste of time.
In order to prevent that, many teams practicing Lean or Agile have become accustomed to holding short, daily stand-up meetings to discuss the progress of their work. It’s a great opportunity to quickly check in and align the team towards the day’s goals and objectives.
Why Have a Daily Kanban Meeting?
Even if your workflow is optimized to visualize the status of all the work in progress, so that everyone is updated in real-time, a daily meeting is still important. Daily meetings:
- Connect the team to each other, enhancing teamwork and reinforcing shared goals
- Improve accountability by having task owners in the same room with each other
- Increase interpersonal communication
Never overlook the value and importance of real-time, human communication and interaction. Properly utilized, the daily standup increases employee engagement and buy-in with company goals and values.
Employee engagement is positively linked not only to retention and reduced turnover, but to quality work, customer satisfaction, and, ultimately, company profits. Daily meetings are an ongoing opportunity to demonstrate leadership, improve company culture, and increase employee satisfaction.
Getting the Most of a Daily Kanban Meeting
If the purpose of a daily stand-up meeting is not to give or receive status reports, then what is the content of the meeting?
In Kanban, the focus is always on improving the process and achieving optimal workflow. The most effective daily meetings empower and engage employees, and therefore should be focused on one of two things:
Solving the immediate problem
If your team is facing an obstacle or roadblock, use the daily meeting to solve it. Actively soliciting solutions and input from team members demonstrates trust and encourages a deeper level of ownership, not just of tasks, but of the workflow as a whole.
Furthermore, problem-solving requires human creativity and expertise that cannot easily be automated. It leverages the intelligence in the room. Engaging a problem collectively encourages collaboration and mutual support, and may offer solutions and innovations that wouldn’t otherwise come to light.
Seeking continuous improvement
In the absence of immediate problems or impediments (should that day ever arise), use the daily meeting as an opportunity to improve processes and your workflow in general.
Lean and Kanban seek continuous improvement and striving for quality. The daily question of “How can we improve?” instills those values and mindset into the culture and the organization. Again, this is the kind of question that utilizes human intelligence and insight to reinforce team values and deepen engagement, which is what a daily meeting should accomplish.
Common Problems with Daily Stand-ups
Asking these kinds of open-ended questions and eliciting meaningful, creative answers creates the potential for some downsides. Here are potential pitfalls to be mindful of, and suggestions on how to avoid or resolve them:
Problem: The meetings get too long
In some organizations, these kinds of meetings can become unnecessary long as people collaborate, brainstorm, and want to share their ideas and solutions.
While this is the kind of engagement you want to foster, a daily meeting shouldn’t be a long one. Staff should be focused on tasks and deliveries, not getting bogged down in meetings.
Solutions
- Confine the meeting to 15 minutes
- Have the meetings standing up, with the Kanban board present and visible
- Keep the meeting on topic. If the question is about a specific process or problem, don’t allow it to devolve into general issues. If the meeting is about general improvement, don’t let it delve too deeply into a specific problem or situation
- If the discussion has value, but uncovers issues that need to be examined further or more deeply, set aside those issues for a designated meeting on that topic at another time, with the right stakeholders
Problem: The meeting becomes repetitive
It’s always the same reporting, or the same issues coming up again and again.
Solutions
- Spice up the meetings a bit. For example, at Kanbanize, during our stand up meetings, we talk about only how our actions affect company-wide initiatives. This way we avoid repeating the same thing over and over again if what occupies us takes a lot of time
- Recurring problems should exist in only two states: either it is being worked on (even slowly or at low priority), or a solution isn’t actionable. If you suspect that an existing problem will come up again at a meeting, you can anticipate that line of discussion by reporting on the current status of previously identified issues
Daily Kanban Stand-Up is an important tool for employee engagement, company culture, and continuous improvement. These meetings can be managed to leverage the most human capital from the time investment, and also to generate more value for the attendees themselves. They are an important tool in the manager’s toolbox, and should not be neglected.
* Image: Kanbanize.
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