En las metodologías Ágiles damos mucha importancia a los meetings o encuentros en los que los equipos ponen ideas en común, intercambian impresiones o redefinen procesos. Más allá del tipo de encuentro que se organice, saber cómo expresarse en una reunión es importante. De lo contrario nuestra participación será poco útil tanto para nosotros como para el equipo.

 

El Daily Meeting, participación obligatoria

Los daily meetings fueron implantados por primera vez en Scrum. Sin embargo, se trata de una herramienta utilizada en otras metodologías, incluso de manera informal en muchas empresas.

Un daily meeting es una reunión diaria, en la que el equipo se reúne para repasar la situación actual. Dependiendo del contexto, estas reuniones pueden involucrar a todo el equipo, o bien a un representante de cada área.

Estas reuniones deben ser ágiles, es decir, rápidas y con contenido. Todos los días debemos revisar lo que hemos hecho la jornada anterior y cómo afecta a otros equipos y al proyecto final.

En 15 minutos debemos ser capaces de encontrar nuestro momento para aportar una idea concisa, que explique nuestro trabajo, o bien el trabajo de las personas a las que representamos. De lo contrario estaremos desaprovechando una herramienta básica de los procesos Ágiles.

 

Cómo expresarse en una reunión y comunicarnos eficazmente

Para aportar un mensaje útil cada día es necesario manejar ciertas técnicas de comunicación para meetings que repasamos a continuación.

  • Aprende a escuchar: Probablemente lleves preparadas algunas ideas generales, pero los mensajes de otras personas que ya han participado, también deben formar parte de tu comunicación.
  • Sé crítico: No hay ningún problema en no estar de acuerdo con una opinión ajena. La asertividad nos enseña a decir no de una manera constructiva y respetuosa.
  • Usa experiencias pasadas: Si te cuesta expresarte utiliza ejemplos y experiencias pasadas que sirvan como complemento a tus explicaciones.
  • Planifica: No solo tus argumentos, prepara respuestas a preguntas posibles que puedan plantearse en la reunión. Aportar una respuesta clara y concisa da sensación de seguridad.
  • Fomenta la participación: Si representas a tu equipo en los daily meetings, haz que conozcan su contenido, y lleva sus opiniones y demandas a las reuniones.

 

Convencer y comunicar con eficacia en una reunión

Cuando nos planteamos cómo expresarse en una reunión, debemos tener en cuenta que no todas las reuniones incluyen a personas que conocemos. En ocasiones nos enfrentamos a reuniones con personas ajenas a nuestra empresa, en las que debemos dar lo mejor de nosotros mismos para conseguir los objetivos que representamos.

Es imprescindible prepararse con solvencia para este tipo de situaciones. Cuestiones como el orden de nuestros argumentos, construir mensajes específicos, el lenguaje no verbal, etc., juegan un papel fundamental. El contenido de un mensaje es importante, pero el modo en el que nos expresamos acaba siendo decisivo, más cuando se trata de convencer a otras personas.

En Solving Ad Hoc somos expertos en comunicación corporativa, además implantamos metodologías Ágiles para empresas, por eso ponemos a tu disposición a un completo equipo de expertos en comunicación que pueden ayudarte a mejorar tu expresión, para que puedas perder el miedo a hablar en público y manejar la comunicación persuasiva cuando lo necesites.   

*Imagen: Pixabay

 

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